asas asas kearsipan

Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Menurut Undang-Undang Kersipan No. 43 Tahun 2009

Tentang Asas-Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Asas-asas penyelenggaran kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamana dan keselamatan arsip, keprofesionalan Sumber Daya Manusia kersipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan,  partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas dan kepentingan umum.

1.      Kepastian hukum

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasrkan landasan hukkum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan dan keadilan dalam kebijakan penyelenggaraan negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

2.      Keautentikan dan kepercayaan

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keasliandan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

3.      Keutuhan

Penyelenggaraan kersipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentiikan dan keterpercayaan arsip.

4.      Asal-usul (principle of provenance)

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terlelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptanya.

5.      Aturan asli (principle of original order)

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksaan kegiatan pencipta arsip.

6.      Keamanan dan keselamatan

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh penggua yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oelh alam maupun perbuatan manusia.

7.      Keprofesionalan

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki komptensi di bidang kearsipan.

8.      Keresponsifan

Asas keresponsifan adalah penyelanggaraan kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkaitan dengan kearsipan. Khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9.      Keantisipatifan

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya dan ketatanegaraan.

10.  Kepartisipatifan

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

11.  Akuntabilitas

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12.  Kemanfaatan

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyrakat, berbangsa dan bernegara.

13.  Aksesiblitas

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14.  Kepentingan umum

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

Asas-asas dalam kearsipan

            Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolaan surat baik surat masuk maupun surat keluar. Yaitu asas sentralisasi,asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut, ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja. Apa berada dalam suatu atap atap atau tidak. Volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asa tersebut adalah :

1.      Asas sentralisasi

Secara umum asas  yang digunakan organisasi-organisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan pemelusurannya, karena pencatatan , penyampaian dan pengiriman dilakukan secara terpusat dan dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan ata lain bahwa denagan asas ini maka :

a.       Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan , pengendalian dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan.

b.      Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.

c.       Penggunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

2.      Asas desentralisasi

Adalah kegitan pengelolaan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu orgaisasi. Unit kerja bertanggungjawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi, dimana masing-masing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Jika hal ini terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun dilakukan pada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisional. Dengan asas ini maka :

a.       Penggolongan, pengarahan dan pengendalian surat sepenuhnya dilakukan oleh unit pengelola.

b.      Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengolahan dan penyimpanan arsip inaktif.

c.       Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

3.      Asas gabungan

Adalah asaa kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur , sistem, peralatan dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas ini terutama diakukan oleh organisasi yang relatif besar dengan kegiatan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks.