Jawaban Soal UAM Kearsipan Hendi Suhendi KAP 1

Jawaban Ujian Akhir Materi (UAM) Kearsipan

Nama              : Hendi Suhendi
Kelas               : KAP 1
1.      Arsip adalah  rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang  dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.      a. Fungsi Arsip Pada Organisasi
1.      Aktifitas kantor / Organisasi akan berjalan dengan lancar
2.      Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3.      Dapat dijakan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
4.      Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
5.      Dapat menghemat waktu tenaga dan biaya.
6.      Sebagai alat pengingat.
7.      Sebagai alat penyimpan warkat.
8.      Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
9.      Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
10.  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
b. Nilai Guna Arsip Bagi Organisasi
1.      Nilai Guna Primer, yaitu Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi Pencipta atau yang menghasilakan arsip. Nilai Guna Primer meliputi :
a.       Nilai Guna Administrasi.
b.      Nilai Guna Hukum.
c.       Nilai Guna Keuangan.
d.      Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi.
2.      Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan / instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat / pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder meliputi :
a.       Nilai Guna Pembuktian.
b.      Nilai Guna Informasi.
3.      Penggolongan arsip
a.       Arsip berbasis kertas (Paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.
b.      Arsip pandang dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan dengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :
1.      Arsip gambar statik (static image) contohnya foto.
2.      Arsip citra bergerak (moving image ) film, video dan sebagainya.
3.      Arsip rekaman suara (sound recording) kaset.
c.       Arsip elektronik , merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records contohnya floopy disk, hard disk, pita magnetik, optical disc, CD room dan sebagainya.
Arsip yang paling sering digunakan dalam pembuktian hukum adalah paper records atau arsip berbasis kertas.
4.      Sistem Pengelolaan Arsip
a.       Sistem sentralisasi, merupakan sistem kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b.      Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Sistem sentralisasi lebih tepat digunakan dalam lembaga pendidikan, sedangkan sistem desentralisasi lebih baik digunakan dalam lembaga Pemerintah Daerah.
5.      Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam kegiatan pokok. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, penaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.
Sisitem penyimpanan arsip yang sesuai :
a.       Sistem abjad, merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
b.      Sistem masalah, merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c.       Sistem nomor, merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
d.      Sistem tanggal merupakn penyimpanan surat berdasarkan tanggal hari, bulan/ tahun, tanggal dijadikan kode surat.
e.       Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah atau wilayah suart yang diterima.
6.      Nilai Guna Primer, yaitu Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi Pencipta atau yang menghasilakan arsip. Nilai Guna Primer meliputi :
a.       Nilai Guna Administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.
b.      Nilai Guna Hukum adalah arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
c.       Nilai Guna Keuangan adalah arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.  
d.      Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi adalah arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
Nilai Guna Arsip Primer dapat sangat menjadi sangat krusial pada saat pelaksanaan kegitan pekerjaan organisasi sehari-hari dan pada saat terjadi kebocoran arsip / dokumen penting yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan diluar organisasi tersebut.
Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan / instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat / pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder meliputi :
a.       Nilai Guna Pembuktian yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil / akibat dari kegiatan itu.
b.      Nilai Guna Informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi keguanaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga / instansi penciptanya.
Nilai guna sekunder dapat menjadi sangat krusial pada saat terjadi pemalsuan atau penipuan antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
7.      Kita dapat mengetahui arsip tersebut arsip dinamis berdasarkan ciri-cirinya yaitu :
a.       Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b.      Arsip yang senantiasa masih masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
c.       Arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus engikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri diatas, makan menurut fungsi dan kegunaannya arsip dinamis dapat dibedakan atas :
·         Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor.
·         Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
·         Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Siklus arsip dinamis :
1.      Tahap pertama adalah tahap penciptaan arsip. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas atau data dihasilkan dari komputer informasi diterima pada film, tape atau media lainnya.
2.      Tahap kedua adalah tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakaian sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.
3.      Tahap ketiga adalah tahap inaktif , tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif.
4.      Tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip sehingga sulit ditentukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penusutan arsip diperlukan untuk menghemat keuangan atau tempat, memudahkan penemua kembali arsip manakala diperlukan sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
8.      Mekanisme Pemindahan Arsip adalah arsip dari unit pengolah dipindahkan ke unit kearsipan (records centre)  berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga / instansi yang bersangkutan.
Mekanisme Pemusnahan Arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna, sebelum arsip dimusnahkan dengan cara tertentu, bagian arsip yang bersangkutan membuat Berita Acara, dimana arsip yang akan dihancurkan telah sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Pada saat pemusnahan arsip harus disaksikan oleh petugas bagian hukum dan bagian pengawasan.
Mekanisme Penyerahan Arsip adalah pelaksanaan penyerahan arsip dari pihak pembuat arsip ke pihak yang menggunakan arsip dan harus dibuat berita acara penyerahan arsip.
9.      Peralatan Kearsipan
a.       Map adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
b.      Folder merupakan lipatan kertas tebal atau kartin manila berbentuk seg empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip didalam filling cabinet
c.       Guide adalah lembaran kertas tebal atau kertas manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat / pemisah dalam penyimpanan arsip.
d.      Filling cabinet adalah perabot kantor benbentuk persegi empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
e.       Berkas kotak (boxes file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).
f.       Rotary filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
g.      Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditark keluar memanjang.
h.      A modern information is an information based organization adalah organisasi yang bertumpu pada organisasi.
10.  Kemampuan bangunan terhadap ruang penyimpanan arsip :
a.       Rak konvensional :
1.200 kg X 240 = 288.000 kg / m2= 288 ton / m2
b.      rak non konvensional :

2.400 kg X 240 = 576.000 kg/ m2 = 576 ton/ m2.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Proposal MABIT (arsip Organisasi)

Gambar
PROPOSAL KEGIATAN MABIT (MALAM BINA IMAN dan TAKWA) Disusun oleh : Panitia Lomba SMK PERBANKAN SYARI’AH Alamat : Jalan Raya Situraja No. 257, telp (0261) 2727500 Sumedang e-mail : smkperbankansyariah@ymail.co m LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL MABIT (MALAM BINA IMAN dan TAKWA) Mengetahui Wakasek Kesiswaan Mohamad Sobariman, S.Pd Sumedang, 24 Januari 2014 Ketua Pelaksana Romie Cahandra Rukmana Menyetujui, Kepala SMK Perbankan Syari’ah Mamat Rahmat, M .Pd KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji dan syukur hanyalah kepada Allah SWT yang mana Dia telah memberikan kepada kita berbagai macam kenikmatan yang tidak ada seorang pun yang dapat menghitung banyaknya nikmat tersebut. Shalawat dan salam semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi akhir zaman yang telah membawa kita dari zaman jahiliah pada zaman yang telah banyak pembaharuan, dan juga kepa...
Baca selengkapnya

Proposal Paskibra (Arsip Kelompok)

Gambar
PROPOSALPENGADAAN ATRIBUT LOMBA PASKIBRA ( Ditujukan dalam rangka menghadapi kegiatan LKBB se-pulau jawa Tingkat SMA/SMK/MA se-derajat )   PASKIBRA SMK PERBANKAN SYARI’AH SITURAJA SUMEDANG Sekretariat : Jalan Rd. Umar Wirahadikusumah No. 257 Situraja-Sumedang A.   Latar Belakang Paskibra merupakan organisasi yang berada dibawah naungan OSISkhususnya Sekbid PPBN,yang bergerak dibidang pendidikan pendahuluan bela negara,selain memiliki tugas sebagai pengibar bendera,organisasi ini ( PASKIBRA ) juga mendidik para anggotanya untuk memiliki sikap dan mental yang disiplin,yang berlandaskan persatuan dan kesatuan.Selain itu kegiatan tersebut,juga sering dilaksanakan kegiatan lomba baris berbaris berupa sebuah kompetisi PBB ( Peraturan Baris Berbaris ) antar satuan yang dilaksanakan untuk menumbuhkan kreativitas anggota PASKIBRA juga dijadikan sebagai ajang silaturahmi sesama anggota PASKIBRA dari berbagai satuan /sekolah ,termasuk diantaranya k...
Baca selengkapnya
 PANCAKAKI / SILSILAH KELUARGA  Pancakaki nya éta hiji sistem nu ngagambarkeun hubungan kulawarga . Bangsa-bangsa di dunya atawa nu basana béda bisa waé ngabogaan pola-pola nu ampir sarua. Upami kitu, narẢjamahkeun hiji istilah ka basa séjén minangka pagawéan nu teu susah. Ngan sakapeung, panarjamah héséeun narjamahkeun istilah-istilah pancakaki ti bangsa nu sistemna béda. Pancakaki urang Sunda Urang Sunda boga kebiasaan pikeun néangan hubungan kakulawargaan jeung jalma nu kakara dipikawanoh ngaliwatan pancakaki. Lamun euweuh hubungan kulawarga, masih ditéangan kénéh hubungan nu séjén, misalnya lantaran aya kenalan anu kungsi babarengan di sakola atawa di tempat gawé. [1] Dina adat istiadat urang Sunda , pancakaki téh ngabogaan dua harti. Kahiji, pancakaki téh hartina pernahna jelema ka jelema deui anu sa kulawarga atawa anu kaasup baraya kénéh. Upamana baé, kumaha pancakakina si Dadap ka si Waru, naha kaasup indung, bapa, nini, aki, paman, bibi, a...
Baca selengkapnya